Gastos, dietas y kilometraje
Cómo registrar dietas, kilometraje y tickets con su justificante, y cómo el responsable los aprueba aplicando los límites de exención de Hacienda.
Para qué sirve
Sustituye el sobre de tickets y la hoja de Excel: el trabajador registra sus gastos (dietas con o sin pernocta, kilometraje y tickets con foto del justificante) en hojas que el responsable aprueba. El sistema marca qué parte de cada dieta o kilometraje quedaría exenta de IRPF y cuál sujeta, según los importes del Reglamento del IRPF, y exporta lo aprobado a la gestoría separando ambos tramos. CheckingWork informa, no liquida ni paga: el reembolso lo gestiona la empresa.
Cómo se configura
- Activa el módulo «Gastos, dietas y kilometraje» en Configuración → Módulos.
- Como administrador, revisa los importes de exención (vienen con los valores vigentes de Hacienda) y edítalos solo si tu convenio o tu política fijan otros.
Cómo se usa
- El trabajador crea una hoja de gastos, añade dietas, kilometraje o tickets con su justificante y la envía para aprobar.
- El responsable revisa la hoja, ve el desglose exento/sujeto de cada gasto y la aprueba o la rechaza con un motivo.
- Al cierre del mes, descargas en «Gastos» el CSV de lo aprobado para la gestoría, con el tramo exento y el sujeto separados.
Nota legal
- Las dietas de manutención están exentas de IRPF hasta los límites del art. 9.A.3 del Reglamento del IRPF (RD 439/2007): 26,67 €/día (nacional sin pernocta), 53,34 €/día (nacional con pernocta), 48,08 €/día y 91,35 €/día en el extranjero.
- El kilometraje con vehículo propio está exento hasta 0,26 €/km (Orden HFP/792/2023), además de peajes y aparcamiento justificados.
Esta guía es una ayuda de configuración con fines informativos y no constituye asesoramiento jurídico. Verifica la normativa aplicable y tu convenio con un profesional.