Dar de alta y gestionar trabajadores

Para qué sirve

Es el primer paso para empezar a fichar. Das de alta a cada persona con sus datos contractuales (horario, equipo, centro), la invitas al portal y, si tienes muchas, las importas de golpe desde una hoja de cálculo. El asistente de altas evita que se te olvide ningún dato.

Cómo se configura

1. Ve a «Trabajadores» y pulsa «Añadir trabajador», o usa la importación CSV para cargar varios a la vez.
2. Completa nombre, DNI/NIE, email y los datos contractuales (modalidad, convenio, categoría).
3. Asigna el horario teórico, el equipo y el centro de trabajo si los usas.

Cómo se usa

1. Al guardar, el trabajador recibe una invitación por email para crear su contraseña y entrar al portal.
2. Si das de alta a una persona con un email que ya es administrador de la empresa, no se crea una cuenta nueva: conserva su acceso de administrador y, además, se le habilita el fichaje. Es el caso del dueño de la pyme que también ficha.
3. Desde su ficha gestionas su horario, sus documentos, su historial de contratos y, llegado el momento, su baja programada. Puedes enlazar cada documento del expediente con el tramo del historial al que sirve de papel (el contrato firmado, la prórroga, el anexo), para llegar del dato al PDF en un clic.
4. La baja revoca el acceso automáticamente y calcula de forma informativa las vacaciones pendientes.
5. Filtra el censo por período de prueba (art. 14 ET): «En período de prueba» muestra a quien todavía está dentro de la prueba y «Prueba por vencer» a quien la tiene a punto de terminar, con la misma antelación del aviso del centinela y del distintivo de la ficha. Solo aparece con la fecha de fin de prueba anotada en el expediente.
6. Filtra el censo por contrato temporal (art. 15 ET): «Con contrato temporal» muestra a quien tiene un fin previsto y «Temporal por vencer» a quien lo tiene cerca, con la misma antelación del aviso de fin de contrato del centinela y del distintivo de la ficha. Solo aparece con la fecha de fin de contrato anotada; así decides a tiempo la renovación, la conversión o la baja antes de que una prórroga tácita derive en fijeza.
7. Lee la salud contractual de tu plantilla de un vistazo: cuando hay fechas anotadas, la cabecera del censo resume cuántas personas están en período de prueba (y cuántas a punto) y cuántos contratos temporales tienes (y cuántos por vencer), junto al total. Pulsa cualquiera de esas tarjetas y el censo se filtra solo; los números cuentan exactamente lo mismo que los distintivos de cada fila y que sus filtros.
8. Exporta el censo en CSV con el botón «Exportar CSV»: descargas la plantilla (nombre, DNI, departamento, contrato, estado, acceso, alta y las fechas y situación del período de prueba, del contrato temporal y del encadenamiento) en el formato que tu gestoría entiende y que abres en Excel. Respeta los filtros que tengas puestos —lo que ves es lo que exportas— y cada descarga queda registrada en la auditoría.
9. Vigila el encadenamiento de contratos temporales (art. 15.5 ET): a partir del historial de contratos, la ficha de cada persona y ahora también un distintivo en su fila del censo muestran cuántos meses de contratos por circunstancias de la producción acumula en los últimos 24 —ámbar «en seguimiento» cuando se acerca al límite de 18 meses y rojo cuando lo supera con dos o más contratos—, y la cabecera del censo resume cuántas personas están en seguimiento y cuántas lo han superado. Puedes filtrar el censo por ese estado con el filtro «Encadenamiento» (o pulsando las pastillas de la cabecera), y la columna «Situación encadenamiento» del export CSV se lo lleva a la gestoría. Requiere el módulo «Expediente digital». Es orientativo y transparente: la sustitución no computa (queda fuera del 15.5), la causa aún sin clasificar sí se cuenta (criterio conservador para avisar de más) y solo mira los contratos de tu empresa. Te ayuda a decidir la conversión a tiempo; la calificación jurídica la hace tu asesor.
10. Controla el acceso al portal de un vistazo: cuando hay algo que atender, la cabecera del censo resume cuántas personas tienen la invitación pendiente (ya invitadas pero que aún no han entrado), cuántas están sin email (no se les puede invitar todavía) y cuántas tienen acceso activo. Pulsa cualquiera de esas tarjetas —o usa el filtro «Acceso»— y el censo se filtra solo; los números cuentan exactamente lo mismo que el distintivo «Acceso» de cada fila y que su filtro. Así sabes a quién le falta entrar y le reenvías la invitación desde el menú de su fila sin buscar página por página; el export CSV respeta el filtro.